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Registro de la jornada y la notificación al trabajador

Registro de la jornada y la notificación al trabajador

El registro de jornada laboral busca asegurar el cumplimiento de los horarios en el trabajo. Además, permite evitar fraudes y abusos laborales en las relaciones empresario- trabajador.  De esta manera, la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social podrán llevar un mejor control.

En ocasiones, el empresario, al momento de implementar un sistema de control horario en su empresa, teme que esta medida produzca desmotivación entre sus empleados. Los trabajadores pueden llegar a interpretar dicha regulación como una forma de vigilancia invasiva sobre el cumplimiento o no de sus funciones laborales.  

Esto ocurre como consecuencia de la falta de una comunicación fluida. No se le ha transmitido correctamente a los trabajadores la importancia de los sistemas de registro de jornada laboral dentro de la productividad empresarial. Para que los empleados vean en el software de control presencial un aliado, es importante que el empresario le explique los beneficios para ambas partes del registro de jornada laboral

Los empleados deben tener conocimiento sobre el método a utilizar para realizar el registro de jornada. También, deben conocer la distribución y duración de la jornada laboral ordinaria. Los sindicatos o representantes de los trabajadores deben conocer mensualmente las horas extras realizadas por los empleados y el cumplimiento adecuado del horario.

Las empresas deben registrar las horas de trabajo efectivo y por ello incluir las horas extras de trabajo. Esto permite llevar a cabo la regulación de  los procesos y las tareas que desarrollan los empleados cada día. También cuidar la privacidad del empleado. Se deben proteger sus datos y hacer que se cumpla el descanso de 12 horas entre jornada y jornada. 

La empresa está obligada a guardar el registro de horario de los empleados durante cuatro años. Así mismo, deberá estar disponible para las personas trabajadoras, sus representantes legales y para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

¿Cómo debe ser el registro de jornada laboral para la protección de datos?

El Estatuto de trabajadores indica que la protección de las personas es uno de los aspectos más importantes. En lo que respecta al tratamiento de sus datos personales y a la libre circulación de estos datos. Esto debe cumplirse en todos los casos en los que los sistemas de registro recojan, trate y almacenen datos de carácter personal de los trabajadores. Así como el respeto, en el supuestos de uso de dispositivos de videovigilancia, geolocalización y el derecho a la intimidad de los empleados. 

Los registros deben estar a disposición de los trabajadores y de sus representantes. Implica necesariamente que los mismos deban estar accesibles.

En todo momento, la empresa tiene la obligación de informar a los trabajadores sobre el sistema a utilizar para registrar la jornada laboral. Además, es relevante la información  sobre el uso que se va a hacer de sus datos.

Se debe contar con un sistema de registro objetivo, que garantice la fiabilidad, veracidad y no alteración posterior a la recogida de datos. Además, de que respete la normativa sobre protección de datos.

El Estatuto de los Trabajadores reconoce como derecho laboral básico del empleado el conocer la duración y la distribución de su jornada ordinaria de trabajo. Así como su horario de trabajo. 

El trabajador tiene el derecho y la obligación de registrar su jornada. Esto es conforme a la ley, a lo pactado en el convenio colectivo o por decisión del empresario conforme a su poder de dirección. 

Al notificar al trabajador sobre el procedimiento de registro de jornada laboral, ocurren dos aspectos: 

  • El trabajador queda advertido que su jornada laboral está siendo registrada y que debe cumplir con sus funciones laborales, al igual que con el horario pactado. 
  • El empresario no puede cometer abusos de horas extras, remuneradas o no,  incumplimiento de las horas de descanso o a la desconexión digital.  

¿Quiénes están exentos de la ley de registro de jornada laboral?

Según la ley del Estatuto de los trabajadores están excluidos del registro de jornada laboral: 

  • El personal con contrato de alta dirección.
  • Las trabajadoras domésticas.
  • Los penados en instituciones penitenciarias.
  • Los deportistas profesionales.
  • Los artistas en espectáculos públicos.
  • Los trabajadores con discapacidad en centros especiales de empleo.
  • Los abogados que prestan servicios en despachos de abogados, individuales o colectivos, salvo que sean trabajadores sujetos al Estatutos de los Trabajadores.
  • Cualquier otro tipo de trabajo que sea expresamente declarado como relación laboral de carácter especial por una ley.

Para estas relaciones especiales, de manera general no se aplica el mandato del registro de jornada laboral, excepto si tuvieran una normativa que lo indicara.

Importancia de la información previa sobre el registro de jornada laboral

Para el trabajador:

El registro de jornada laboral le permite al empleado demostrar que ha cumplido rigurosamente con su horario y con las funciones dentro de la empresa. De esta forma, queda protegido ante la ley para recibir las remuneraciones pactadas según el contrato o convenio por el cumplimiento de su trabajo. 

Si es el caso contrario, el Estatuto de los Trabajadores indica que los empleados podrían ser sancionados por el incumplimiento de sus funciones laborales. Las sanciones de las faltas van a depender de lo establecido en el convenio colectivo o en las disposiciones legales. En el caso de que un trabajador no fiche o se registre incorrectamente el fichaje, podría ser considerado un incumplimiento laboral. Puede ser notificada la falla y ajustar su sanción según el convenio. 

El trabajador no tiene responsabilidad ante la ley respecto al registro horario que lleve su empresa. Sin embargo, por el incumplimiento puede recibir sanción de empleo y sueldo si está determinado por el convenio colectivo. 

Las faltas pueden ser consideradas leves, graves o muy graves. Las penalizaciones pueden ir desde unos días de sanción de empleo y sueldo hasta el despido, si la falta es considerada como muy grave.

Tanto en el trabajo presencial como en el fichaje a distancia, los trabajadores deben estar avisados adecuadamente de la protección de sus datos personales. En el caso de que el sistema de soporte del fichaje no sea propiedad de la empresa, se debe contar con la autorización del trabajador.

Para la empresa: 

A la empresa le conviene tener datos sobre el registro de cada trabajador. Primero para cumplir con la ley del registro de jornada. Y segundo, para analizar la productividad de los empleados y métodos de gestión y por ejemplo para cuestiones de protección de riesgos laborales. 

La principal ventaja para los empresarios es tener una información segura, fiable y fidedigna de la realidad horaria de sus trabajadores. Esto es una ventaja para poder gestionar mejor y con mayor seguridad jurídica el registro de jornada laboral. Y además hacerlo de forma eficaz.

La empresa debe asegurar la protección durante el tratamiento de los datos personales de cada trabajador y su libre circulación. Están incluidos todos los datos de carácter personal que se recojan, trate y almacenen. 

Existen casos en que la empresa registra la jornada de manera incorrecta, simulando la jornada de trabajo o haciendo firmar al trabajador antes de que se vaya del trabajo. En estos casos, el trabajador puede realizar una denuncia en la Inspección de trabajo, y traería consecuencias al empresario.

El empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones laborales. Sin embargo, debe respetar la dignidad humana y tener en cuenta la capacidad real de los trabajadores.

Visto desde la perspectiva del empleado o la empresa, la realización del registro de jornada ofrece beneficios para incrementar la productividad.

Ejemplo de la importancia de contar la empresa con un correcto registro de jornada 

Un caso práctico para poder comprender la importancia para la empresa y trabajador de contar con un registro de jornada fiable. Por ejemplo, la  Sentencia SOCIAL Nº 105/2020, Juzgado de lo Social – Logroño, Sección 2, Rec 189/2019 de 15 de Abril de 2020

La inspección de trabajo impone una multa  a la empresa por no llevar un registro de jornada de los trabajadores a tiempo parcial. Para la empresa es necesario cumplir con la obligación del registro de todos sus trabajadores. Para el empleado, el registro de horas en su jornada de tiempo parcial, se le pueden sumar horas complementarias mas no extraordinarias.

Un correcto registro de jornada evita  conflictos y sanciones entre la empresa y los trabajadores.

Almacenamiento de los datos de cada trabajador

Cómo ya se conoce, los datos generados por los sistemas de registro de jornada deben permanecer almacenados en la empresa durante los 4 años posteriores. El sistema que utilice la empresa para realizar el registro de jornada laboral es de libre escogencia. Sin embargo, debe cumplir con lo indicado en la ley de protección de datos. 

Estos sistemas deben conservar la accesibilidad en el momento del fichaje y durante la posible consulta. 

El almacenamiento de datos se puede hacer a través de: 

  • Papel (aunque puede presentar problemas a la hora de presentar los soportes). 
  • De forma digital en el centro de trabajo.
  • En la nube. 

En resumen, todas las empresas deben llevar el registro de jornada laboral de sus empleados, independientemente de la jornada que estos tengan. El registro de jornada beneficia tanto al empresario como al trabajador.

La ley de protección de datos agrega que al trabajador hay que explicarle dónde se van a registrar sus datos. Adicionalmente, cómo funcionan los sistemas de registro de jornada laboral. Dicho sistema de registro debe cumplir con los requisitos: objetividad, fiabilidad, accesibilidad y garantía de no alteración de datos. Además, es importante notificarle al empleado dónde se encontrarán guardados sus datos. 

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