Lo que conviene saber antes de cambiar (o elegir) tu sistema de fichaje ante el registro digital obligatorio
El registro de jornada digital va a ser obligatorio. La norma está casi lista, pero todavía no se ha publicado su detalle técnico. De ahí la duda que nos trasladan muchas pymes y asesorías: ¿compro ya un sistema o espero? La respuesta corta: depende de dónde partas, pero en ningún caso conviene comprar a ciegas.
▍Si sigues en papel, en Excel o no registras: muévete ya
Aquí no hay que esperar a nada. Registrar la jornada es obligatorio desde 2019, y el papel o el Excel —que cualquiera puede rellenar o modificar después— ya se consideran poco fiables. La Inspección sanciona. Si estás en esta situación, actualizar no es opcional: es urgente.
▍Si ya tienes un sistema digital: cuidado con “actualizar” sin saber qué viene
El problema es el momento. La nueva norma fijará requisitos técnicos que aún no conocemos con precisión. Cambiar ahora a ciegas —o dejarte convencer por quien promete que su producto es “100 % conforme” con algo que todavía no se ha publicado— es arriesgado: puedes pagar por una herramienta que mañana se quede corta.
▍Lo que sí sabemos que va a exigir el nuevo registro
Aunque falte el detalle final, hay exigencias que se ven venir y que conviene mirar desde ya:
- Que nadie pueda fichar por otro. El sistema tendrá que impedir técnicamente la suplantación: ni que un trabajador fiche por un compañero, ni que la empresa altere o rellene fichajes. Si el fichaje se puede falsear, el registro no es fiable y no sirve para nada: ni ante la Inspección, ni para defenderte en un juicio por horas.
- Acceso garantizado a la Inspección y a la representación de los trabajadores. El sistema deberá permitir que la Inspección de Trabajo y la representación legal de la plantilla consulten, de forma sencilla, los datos que les corresponden.
- Ciberseguridad y protección de datos de serie. El registro debe ser íntegro (que el dato no se cambie a escondidas), trazable (que cada corrección deje rastro), recoger solo lo justo y proteger esa información. Y esto no se exige solo a la herramienta: también a la empresa que te la suministra.
▍El proveedor también importa (y mucho)
No basta con que el software “funcione”. La empresa suministradora maneja datos de tu plantilla, así que tiene que ofrecer garantías: contrato de tratamiento de datos en regla, medidas de seguridad serias, capacidad de dar acceso a la Inspección y a la representación de los trabajadores, y compromiso de actualizar el sistema cuando se publique la norma. Pídelo por escrito antes de firmar.
▍Qué hacer ahora, en la práctica
- Si registras en papel, en Excel o no registras: corrige ya con un sistema fiable.
- Si ya tienes sistema: revísalo con esta lista —antisuplantación, integridad, trazabilidad, acceso de Inspección y representación legal, protección de datos— y exige garantías por escrito al proveedor.
- Desconfía del “cumplimiento garantizado” sobre requisitos que todavía no existen.
- Elige pensando en lo que viene, no solo en el precio de hoy.
EL MENSAJE QUE NO QUIERO QUE SE TE OLVIDE
El registro de jornada no es un papel más que rellenar. Es una herramienta. Y bien elegida te ahorra disgustos: menos sanciones, menos pleitos por horas extra, menos conflictos con la plantilla y una prueba sólida cuando la necesites. Elegir bien hoy es invertir en tranquilidad mañana.
Consejo Español para el Regist ro de Jornada (CERJ)
Trabajamos para que el registro de jornada digital sea ágil, eficaz y seguro. www.cerj.net
