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Apps para el registro de la jornada y su valor probatorio

Apps para el registro de la jornada y su valor probatorio

¿Es realmente factible el uso de apps para el registro de la jornada laboral? ¿Qué tan fiables son? Son dudas que pueden surgir tanto para empleadores como trabajadores. Se puede llegar a desconfiar de un sistema digital por su veracidad en cuanto al respaldo de datos y el valor probatorio del registro de jornada. Sin embargo, la mayoría de estos aplicativos han sido desarrollados para cumplir con la labor de control de horarios y todo lo que ello implica.

El control de horario es el instrumento con el cual se puede comprobar que el empleado ha cumplido con su jornada laboral de forma adecuada. Esto se traduce en el fichaje de la hora de entrada y salida, así como las incidencias ocurridas en el transcurso de dichas horas.

El uso de apps para el registro de la jornada laboral

Las apps para el registro de la jornada laboral son la forma actual de realizar el fichaje de entrada y salida. Las mismas son la respuesta que ha surgido para dar cumplimiento al registro de jornada de los empleados.

El control de horario de manera digital es la herramienta más factible para supervisar que de hecho el empleado cumple su labor. Asimismo, se garantiza que la información recabada se almacene en servidores físicos o virtuales, de modo que sea guardada adecuadamente. Si bien es ideal para aplicar en los trabajos remotos, es perfectamente utilizable en el modo presencial, siendo un sistema flexible en cuanto a usabilidad. 

Normativa legal

En lo referente a las normas que dicta el Derecho del Trabajo, no se determina específicamente la herramienta para el control de horario. Sin embargo, es una acción necesaria y obligatoria realizar este registro, para ello el Estatuto de los Trabajadores realiza algunas observaciones. 

En su artículo 34 expresa que la empresa debe garantizar el cumplimiento del registro de la jornada a diario. Asimismo, dice que será mediante una negociación colectiva la decisión del medio a usar para documentar el registro de entrada y salida. Además, se deberá proceder una consulta para determinar el accionar de aquellas cuestiones sin regulación. 

Es importante recordar que sin importar el sistema de fichaje a emplear, estos deben respetar ciertos parámetros a cumplir. En primer lugar, en este caso la app a utilizar debe ser segura, marcar la hora de entrada y salida. De esta manera se podrá comprobar la cantidad de horas trabajadas diaria y semanalmente

Horas extraordinarias

En lo referente a las horas extraordinarias, se debe proceder del mismo modo que con el horario regular, es decir, estas horas se deben registrar. De otro modo, no podrá comprobar que el empleado ha estado cumpliendo las actividades pautadas en estas horas extras.

El empresario debe proveer las herramientas para el cumplimiento de este deber, para que se puedan totalizar al cierre de mes. Así el pago corresponderá al tiempo efectivo trabajado en realidad. 

¿Las apps de registro de jornada son un instrumento de prueba?

Todo lo registrado durante la jornada es una prueba de su cumplimiento. Ahora, es necesario gestionar correctamente la aplicación para que el registro sea objetivo. En caso contrario, pueden surgir dudas sobre la fiabilidad del registro de horas. 

Por ejemplo, recientemente se emitió una sentencia sobre el sistema de registro que empleaba el BBVA. En dicha sentencia se aclara que debe modificarse el registro de horas porque no es correcto autorizar a posteriori las horas extras de los empleados.

En este caso, fue el sindicato quién denunció la falta de objetividad y fiabilidad del sistema. Esto significa, que los datos del registro de jornada se emplearon como prueba para demostrar la falla en el sistema de registro.

La sentencia señala que el hecho de que la empresa deba aprobar la hora registrada a posteriori le resta credibilidad al registro hecho. Claro, toda relación laboral se basa en la confianza y en el correcto uso del instrumento. 

Entonces, el sistema debe ser ajustado eliminando la aprobación de la hora extra ejecutada. Así, la autodeclaración del empleado es la que realmente tiene validez en el registro.

La tecnología se emplea con base en los lineamientos legales del registro de jornada. Lo que significa, que toda aplicación debe modificarse para lograr generar un registro objetivo y fiable. Puede leer el texto de la sentencia aquí 

¿Por qué usar apps para registrar la jornada laboral?

Como se ha expuesto en apartados anteriores, las mismas son la respuesta a la interrogante planteada para el control de horario de teletrabajadores. Ya que la jornada laboral debe ser registrada y estar bajo vigilancia por normativa legal, debe existir un método que lo registre.

Es un hecho que no solo sucede en España, sino que se ha replicado a otras latitudes. Pues el uso de aplicativos para el control de horarios ha facilitado en gran medida la labor en el mundo laboral. Esto permite llevar cuenta de los teletrabajadores y medir su rendimiento, además de ser métodos de uso sencillo, sin mayores complicaciones. 

Si bien en algunos trabajadores pueda existir la duda sobre la efectividad del registro de la jornada, se trata de una ley. Que además tiene un razonamiento lógico de peso que genera beneficios para ambas partes, que está siempre en revisión. Bajo este lineamiento, incluso la Audiencia Nacional ha dictado sentencia reconociendo los beneficios del fichaje de entrada y salida. 

Características que deben tener las apps para el registro de jornada 

Para que una aplicación de control de horario funcione correctamente y cumpliendo las normas impuestas por la ley, debe tener ciertas características. De lo contrario, esta herramienta no podrá ser utilizada para el registro de la jornada laboral diaria. 

  • Seguridad: Debe garantizar el registro de las horas trabajadas de forma correcta, cumpliendo con la cantidad de datos que exige la ley. Es una formalidad necesaria en casos de inspecciones. Este intervalo que ocurre entre la hora de entrada y la de salida se le conoce como “tiempo de trabajo efectivo”. 
  • Pausas: Se recomienda que se computen los datos referentes a las pausas durante la jornada. Se sugiere agregar un comentario escrito referente al motivo de dicha pausa, es decir, tiempos de formación, salidas a tomar café, entre otros.
  • Adaptabilidad: El sistema escogido debe tener la capacidad de poder abarcar los horarios de trabajadores con ciertas condiciones de horario especiales. Por ejemplo, aquellas que están en adecuación de jornada, flexibilidad de horas, trabajo remoto, entre otras.
  • Reconocimiento del empleado: Más allá de ser requisito sine qua non, es un agregado que aporta gran valor al sistema. El reconocimiento puede ser facial, con huella dactilar o firma. Asegura que el registro ha sido realizado por el trabajador en cuestión. De esta forma, el valor probatorio del registro no generará dudas.
  • Fácil acceso a los datos: Es una demanda de la ley que los datos recabados por el sistema se conserven durante al menos cuatro años. Igualmente, se debe dar acceso a los empleados a la información sobre sus horas trabajadas. Es por ello que la app utilizada debe ofrecer la descarga de los informes relacionados con el fichaje de los trabajadores.
  • Posicionamiento en el momento del registro: Es importante que en el momento en el que se produzca el registro se puede comprobar el lugar desde que está produciendo el mismo, pero solo en ese instante puntual, dado que un seguimiento de la ubicación del trabajador puede considerarse, en determinados casos, como una intromisión en su intimidad, especialmente cuando la herramienta con la que se efectúa el registro de jornada (teléfono) es propiedad del trabajador y cuando el trabajador no ha sido adecuadamente informado.

Cumpliendo con estas características, el registro de la jornada va a estar dentro de lo exigido por la ley para garantizar su valor probatorio. Además, de permitir que cada trabajador pueda percibir una retribución que se corresponda al tiempo trabajado y su productividad.

Importancia de las apps para el control de horario

El registro de la jornada laboral son todas aquellas medidas que toma la compañía para garantizar que se cumple con las horas establecidas. Así como para poder obtener un archivo con la información recabada.

La tecnología actual ha evolucionado de tal manera que incluso un empleado que trabaja a distancia puede cumplir con el control de horario. De esta manera se puede lograr que el empleado sea mucho más productivo, teniendo así una gestión mucho más eficiente de su tiempo. Y la información recabada se almacena de forma segura. 

Pero estas apps van mucho más allá que solo llevar el registro de la jornada laboral. De modo que integran funciones que ayudan a las compañías a tener una gestión empresarial más completa. 

Pueden integrar funciones de control de presencia, control de horarios para equipos de trabajo, control de horas extras, portal del trabajador y acceso remoto. Con lo que además de cumplir con las normativas impuestas por las leyes, se gestiona el tiempo y la productividad desde una aplicación

Realizar el control de horario desde una aplicación especializada para teléfonos inteligentes u ordenadores, es ideal para el teletrabajo. Un empleado a distancia no dispone de un lugar de trabajo físico dentro de la compañía, debe registrar su jornada de forma remota.

Otro punto de gran importancia es la fiabilidad de este tipo de sistema digital, ya que permite bloquear posibles modificaciones a la información enviada. También tiene la opción de trazabilidad de movimientos dentro del sistema evitando que pueda ser violentado el sistema. 

Una de las ventajas que hay que destacar, es que la posibilidad de cometer fraude es muy baja. Un ejemplo es que hacer el registro de entrada y salida al mismo tiempo no es posible usando esta modalidad de control de horario. Tampoco se puede fichar por algún otro trabajador, o llenar los días que no se trabajaron sin justificación.

¿Cómo beneficia el registro de la jornada a los implicados en la relación laboral?

Llevar un registro de la jornada laboral de forma ordenada y adecuada va a traer beneficios a las partes implicadas. ¿De qué manera? En la actualidad y gracias a los trabajos que se ejecutan, no es realista hablar del mismo horario de trabajo de hace 20 años. Es decir, que el mundo laboral moderno, exige una combinación de horarios que permitan al empleado tener una vida privada y social equilibrada.

Esto implica organizar el tiempo y para ello es idóneo el uso de apps informáticas para el control de horario. Garantizando una gestión de horario que optimice las obligaciones de cada una de las partes.

Es así como el registro de la jornada a través de estos aplicativos digitales son un instrumento probatorio necesario e imprescindible. De este modo, ambas partes podrán exigir el cumplimiento de sus derechos al certificar que ha ejecutado sus tareas de modo oportuno. 

En resumen, el uso de apps para el registro de la jornada es suficiente para comprobar que en efecto se ha cumplido el horario. Si bien se puede usar para la modalidad presencial, estos sistemas informáticos son idóneos para el trabajo a distancia. Con esto se abre la posibilidad de poder realizar el fichaje de inicio y fin de jornada al teletrabajador.

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