Desde 2019, registrar la jornada de trabajo no es una opción: es una obligación legal. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige que todas las empresas, sin excepción, lleven un registro diario de la jornada de cada trabajador, con indicación del horario concreto de inicio y finalización. Ese registro debe conservarse durante cuatro años y estar disponible para los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo. Hasta aquí, la teoría. La realidad es otra: muchas empresas registran mal, registran poco o, directamente, no registran.
¿Qué significa «registrar mal»?
No basta con apuntar algo. El Tribunal de Justicia de la Unión Europea, en su sentencia del asunto C-55/18 (Deutsche Bank), que se publicó el 14 de mayo de 2019 estableció que el registro debe ser objetivo, fiable y accesible. Eso significa que tiene que generarse en el momento real en que el trabajador ficha, que no puede modificarse sin dejar rastro, y que tiene que poder auditarse. Un papel firmado al final de la semana, una hoja de Excel que el propio encargado rellena sin supervisión, o un sistema que el empresario puede editar libremente no cumplen esas condiciones.
En la práctica, los defectos más frecuentes son:
- Registros no diarios o rellenados a posteriori, sin indicación de hora de inicio y fin real.
- Sistemas en papel o Excel sin control de integridad que permiten su modificación sin dejar rastro.
- Registros que no recogen todos los extremos necesarios.
- Falta de acceso real del trabajador a sus propios datos.
- Ausencia total de registro para determinados colectivos o períodos.
¿Qué consecuencias tiene registrar mal?
Las consecuencias son dobles: sancionadoras y probatorias. Por un lado, la Inspección de Trabajo puede imponer sanciones de hasta 7.500 euros por infracción grave (art. 7.5 LISOS). Por otro —y esto es lo que más duele en litigios— el registro deficiente o inexistente pone al empresario en una posición procesal muy débil cuando un trabajador reclama horas extraordinarias u otros derechos ligados a la jornada.
La STS 372/2026 (Roj: STS 1772/2026) ha matizado cuándo la falta de registro invierte automáticamente la carga de la prueba y cuándo no. Pero incluso en los casos en que el tribunal no presuma automáticamente que el trabajador tiene razón, la ausencia o mala calidad del registro obliga al empresario a probar con otros medios lo que debería constar documentalmente. Un registro mal hecho no protege: es munición para el contrario.
A estas consecuencias se suma un problema frecuente y a menudo ignorado: la suplantación del trabajador en el proceso de fichaje. Ocurre cuando es otra persona —un compañero, un encargado o la propia empresa— quien registra la entrada y la salida en nombre del trabajador, generando un dato que no refleja la jornada real. Algunos empleadores creen que basta con que el trabajador «dé su conformidad». No es así. El consentimiento del trabajador no convalida un registro que no ha generado él mismo: en el ámbito laboral, el consentimiento no puede considerarse libre cuando existe una relación de dependencia y desigualdad de poder, y en ningún caso convierte un dato fabricado en un dato objetivo y fiable. Un fichaje realizado por otra persona, con o sin la aquiescencia del trabajador, no cumple los requisitos del TJUE y puede constituir, además, una manipulación del registro con consecuencias adicionales.
Que el trabajador «acepte» que fichan por él no convierte ese registro en válido. La objetividad del dato exige que sea el propio trabajador quien lo genere en tiempo real. El consentimiento en el ámbito laboral no es libre: la relación de dependencia lo condiciona estructuralmente.
La transformación digital no borra los errores del pasado
En el horizonte legislativo se anuncia la obligatoriedad del registro de jornada digital. La reforma lleva tiempo en tramitación y, a fecha de este artículo, ni su entrada en vigor ni sus requisitos técnicos definitivos son conocidos. Muchas empresas confían en que ese cambio normativo les dará una página en blanco. Es un error grave.
La Ley es clara: los datos del registro de jornada deben conservarse durante cuatro años. Eso significa que los registros que se estén generando hoy —con papel, con Excel o con un sistema que no cumple los estándares del TJUE— van a seguir existiendo durante ese período. Y sus defectos también. Cuando llegue el sistema digital, los cuatro años anteriores seguirán siendo consultables, auditables y utilizables en un juicio. El cambio de formato no sanea los datos previos ni corrige retroactivamente sus errores.
Adoptar un sistema digital en el futuro no elimina los registros defectuosos acumulados. Las reclamaciones laborales que surjan en los próximos cuatro años pueden basarse en datos ya generados. Los defectos de esos datos —si existen— también estarán ahí.
La nueva normativa: más capas de obligación, no menos
La digitalización obligatoria del registro de jornada se articula de forma escalonada en el tiempo. Aún se desconocen las fechas concretas y los requisitos técnicos definitivos, pero lo que ya es seguro es que la nueva normativa no va a sustituir a la actual: se va a añadir sobre ella. Quien no cumpla hoy con el art. 34.9 ET y los estándares del TJUE no va a quedar liberado de esa responsabilidad cuando llegue la reforma. Va a tener que cumplir con ambas.
La nueva regulación se articula en torno a tres ejes que las empresas deberán gestionar simultáneamente:
- Seguridad en la recogida y conservación de los datos. El sistema debe garantizar que los datos de jornada se generan de forma íntegra, se almacenan sin posibilidad de manipulación no trazable y se protegen frente a pérdidas, accesos no autorizados o alteraciones. Esto implica requisitos técnicos de ciberseguridad que van más allá de una simple aplicación de fichaje.
- Protección de datos conforme al RGPD. El registro de jornada implica tratar datos personales de los trabajadores.
- Eso exige: informar al trabajador antes de empezar a tratar sus datos (información previa); gestionar esos datos de acuerdo con el principio de minimización y la finalidad legítima para la que se recogen; y garantizar que su conservación durante los cuatro años previstos cumple las medidas de seguridad exigidas. El RGPD no es un trámite de papel: es un marco de responsabilidad activa.
- Acceso efectivo a los datos. Los trabajadores tienen derecho a consultar su propio registro. Sus representantes legales (comités de empresa, delegados de personal) tienen derecho a acceder a los datos de los trabajadores a quienes representan. La Inspección de Trabajo debe poder acceder sin trabas. Un sistema que no facilite ese acceso de forma real y verificable no cumple la norma, aunque los datos existan.
Todo esto tiene una consecuencia práctica directa: la elección del sistema de registro de jornada y del proveedor que lo suministra no es una decisión secundaria. No vale cualquier aplicación que «también ficha». El proveedor debe poder acreditar que su solución cumple los tres ejes descritos, que ha sido diseñada teniendo en cuenta los requisitos legales vigentes y los que se avecinan, y que la empresa que lo contrata dispone de la documentación necesaria para demostrar ese cumplimiento ante una auditoría o un juicio.
¿Qué hay que hacer?
La hoja de ruta es clara, aunque no sencilla: implantar ya un sistema que cumpla los tres criterios del TJUE (objetivo, fiable y accesible), que cumpla las obligaciones del RGPD y que ofrezca acceso efectivo a los datos. No esperar a la reforma. No seguir con soluciones provisionales. Elegir el proveedor con criterio, exigirle garantías documentadas y conservar los registros existentes porque, aunque sean imperfectos, su ausencia es siempre peor.
Las empresas que actúan ahora no solo evitan sanciones: construyen una posición defensiva sólida frente a los cuatro años de litigiosidad potencial que acompañan a cualquier relación laboral conflictiva, y se anticipan a una normativa que llegará con más exigencias, no con menos.
Advertencia: cuidado con quien garantiza lo que aún no existe
A medida que se acerca la entrada en vigor de la nueva normativa sobre registro de jornada digital, proliferan en el mercado proveedores y asesores que aseguran que su solución «ya cumple con la futura ley» o que con su sistema la empresa «estará cubierta» cuando la reforma entre en vigor. Esas afirmaciones deben tomarse con mucha cautela.
A fecha de hoy, los requisitos técnicos definitivos de la nueva normativa no están publicados. No se conoce el contenido exacto de las especificaciones que deberán cumplir los sistemas de registro, ni los plazos concretos de implantación para cada tipo de empresa, ni los criterios de homologación o certificación que en su caso se exijan. Nadie puede garantizar el cumplimiento de una norma cuyo texto definitivo no existe todavía.
Quien afirma lo contrario o bien no conoce el estado real de la tramitación legislativa, o bien está utilizando la incertidumbre normativa como argumento de venta. En ambos casos, el riesgo lo asume la empresa que contrata ese servicio: si la norma llega y los requisitos no coinciden con lo prometido, el responsable ante la Inspección de Trabajo no es el proveedor, sino el empleador.
Ante la nueva normativa, la postura responsable es prepararse para lo que ya se sabe con certeza —cumplir hoy con el art. 34.9 ET y los estándares del TJUE, y garantizar la seguridad y el acceso a los datos conforme al RGPD— y exigir al proveedor que acredite cómo adapta su solución a medida que los requisitos se concreten. Las garantías sobre lo que aún no está escrito no valen nada.
CONSEJO ESPAÑOL PARA EL REGISTRO DE JORNADA
