El valor probatorio del registro obligatorio de jornada, sigue siendo un tema en discusión. Consecutivamente, salen reformas y agregados que cambian la forma de llevar el registro. Las empresas y trabajadores deben estar atentos sobre sus obligaciones y derechos en el aspecto laboral. La Audiencia Nacional concluye que el registro de la jornada aporta valor al empleado.

A lo largo del proceso, numerosas sentencias fueron promovidas por Representantes y Organizaciones Sindicales. Estas consideraban el registro de la jornada diaria como un acto injustificado de desconfianza. Sin embargo, hoy en día el registro de la jornada diaria es una medida legalmente razonable de vigilancia y control.

Con el registro de jornada diaria se verifica el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales. Asimismo, el trabajador queda protegido ante medidas extremas por parte del empresario. Es un instrumento con valor probatorio para la empresa y para el empleado.

Las sentencias de la Audiencia Nacional realzan las ventajas que el registro de la jornada proporciona al empleado. Esto es a través de la Sala de lo Social, de 19 de febrero de 2016, y de fecha 4 de diciembre de 2015. Puede leer la sentencia completa aquí 

Procura al trabajador un medio de prueba documental que facilite la acreditación de la realización de las horas extraordinarias. Ambas sentencias coinciden en que, el registro de la jornada diaria es la herramienta adecuada para asegurar efectivamente el control de las horas extraordinarias.

Valor probatorio del registro de jornada laboral

Los siguientes son los aspectos actuales con valor probatorio que se mantiene vigente después de constantes reformas, con respecto al registro de jornada laboral.

Los Estados miembros del Tribunal de Justicia de la Unión Europea deben imponer a los empresarios la obligación de realizar el registro de jornada de cada trabajador. A través de un sistema objetivo, fiable y accesible. 

Esto es según La Sentencia del Tribunal Supremo 23 de marzo 2017, rec. 81/2016. Al estado le corresponde definir las normas por las que se van a regir las empresas para realizar el registro de jornada. Puede leer sobre la sentencia aquí

La Asamblea Nacional indicó que la adopción del sistema de registro de jornada debe estar regido por el convenio colectivo estatutario. Esto es en sentencia SAN 10 de diciembre de 2019, rec. 232/2019. Se procede a través del acuerdo de empresa, pactos colectivos o por decisión unilateral del empleador, previa consulta con los representantes legales de los trabajadores.

¿Qué se concluye?

El registro de jornada es una obligación de carácter documental. Sirve como instrumento útil para garantizar el cumplimiento de elementos fundamentales del contrato de trabajo.

Dentro de estos aspectos deben estar contemplados:

• El cumplimiento de las obligaciones empresariales en materia de salario y cotizaciones.
• El cumplimiento de sistemas establecidos en materia de prevención de riesgos laborales relativa a la ordenación del tiempo de trabajo. Esto es para garantizar la seguridad y salud de los trabajadores.
• El cumplimiento por parte del trabajador de su prestación laboral.

La Audiencia  Nacional y el Registro de jornada

La AN también establece que el empresario puede tomar la decisión de forma unilateral de implementar el registro de jornada laboral como medida de control. Esto es a través del R.D. Ley 8/2019, y del dictado de la STJUE de 14-5-2019. Un sistema de registro de jornada para verificar la incorporación y el abandono del puesto de trabajo por parte del empleado. Ajustándose al régimen de jornada y horario vigente en la empresa.

Además, la SAN dictó las siguientes resoluciones:

La AN 2 de diciembre de 2020, rec. 218/2020. Aclara que el registro de jornada laboral se puede hacer bajo un modelo autodeclarativo por parte de los trabajadores. Esta condición no excluye el sistema de registro de jornada como objetivo y fiable.

La SAN 31 de marzo 2021 (rec.343/2020). Indica que la realización de las horas extraordinarias debe estar sujeta a la autorización de la empresa.

La SAN bajo sentencia del 15 de febrero de 2022, rec. 356/2021. Asegura que no es un sistema de registro de jornada confiable aquel que se lleva a cabo en un papel. Esta sentencia indica que en esta forma de registro el trabajador se limita a firmar una hoja en el momento de entrada y finalización. Dicho tiempo puede que no coincida con el momento real de finalización del mismo.

Puede leer el documento aquí 

Representación Legal de los Trabajadores y el registro de jornada laboral

La información que debe administrarse a la Representación Legal de los Trabajadores, es la que se deduzca del art. 34.9 del Estatuto de Trabajadores. En dicha información, cabe destacar lo siguiente:

El Estatuto de Trabajadores no exige que se proporcione información periódica sobre el registro de jornada laboral. Solo se exige que la RLT pueda tener acceso a los registros.

En el Convenio Colectivo o el Acuerdo de empresa, se puede acordar  una efectiva proporción de información a la RLT. La misma debe otorgarse mensualmente y en formato Excel, refiriéndose al registro de jornada de cada trabajador. Quedan excluidas las modificaciones al respecto. 

Se podría tener acceso a los datos almacenados por el operador del software. Esto es para solventar casos puntuales de diferencias entre trabajadores y empresarios acerca de los datos registrados. Con el fin de aclarar dichas discrepancias por los medios que indica el ordenamiento jurídico.

La STSJ Andalucía/Granada 19 de septiembre de 2019, rec. 636/2019, pues, entiende que fichar por otro compañero provoca ineludiblemente el despido.

Valor probatorio de las horas extraordinarias

Los siguientes son los aspectos actuales con valor probatorio que se mantiene vigente después de constantes reformas, con respecto al registro de horas extraordinarias.

Debe registrarse el inicio y culminación de la jornada de trabajo. Todas las horas que excedan del horario del trabajador pueden imputarse como horas de trabajo u horas personales.

La Representación Legal de los Trabajadores indica que las horas personales son aquellas en las que el trabajador no ha estado desempeñando trabajo efectivo. Tanto la Autoridad Laboral, como la RLT pueden tener conocimiento de la duración de las pausas que ha realizado cada trabajador durante su jornada de trabajo. No es necesario que las pausas sean registradas.

Queda eliminado el automatismo del sistema implementado. El cual considera que el tiempo excedido de la hora de salida, que el sistema calcula, es tiempo personal.

El trabajador puede imputar los excesos tanto a horas personales como a horas laborales, como valor probatorio del registro de jornada. Si el caso es a horas laborales, se necesita la autorización de un superior para que puedan registrarse.

La Sentencia de la Asamblea Nacional de 10-12-2019- proc. 232/2019 indica que las horas extraordinarias deben ser pactadas como se deduce del art. 35 del E.T. Se prohíbe realizar horas por encima del horario convenido, salvo autorización de la empresa. Sin embargo, existen convenios que se fundan en la confianza mutua.

En estos puede ocurrir que la empresa se reserve la facultad de autorizar un tipo de registro u otro. Sin perjuicio de las responsabilidades en que pueda incurrir el trabajador. Como es el caso de que falsearé los datos del registro o que trabaje más tiempo del estipulado. Por eso, el empresario debe adoptar las medidas de control que estime necesarias.

El art. 34.9 del E.T indica que la empresa ponga a disposición de la RLT mensualmente los registros de jornada de los trabajadores de la empresa. Las funciones de vigilancia y control se ven mermadas si la RLT no conoce la identidad del trabajador. En estos casos, se solicita por la RLT los datos del registro de jornada se remitan aportando la identidad del trabajador al que corresponde.

La sentencia del TS exige que la prueba sobre la realización de horas extraordinarias corresponde al trabajador. Las mismas han de acreditarse día a día y hora a hora.

La forma que tiene la empresa de probar cuál es el horario de sus trabajadores, es llevando a cabo un registro diario de la jornada de trabajo. Esto es en los términos previstos en el artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores. La necesidad de acreditar día por día y hora por hora solo es exigible cuando las horas extraordinarias son esporádicas o no fijas.

La empresa puede demostrar que no se hacían horas extras, o las mismas no son debidas, aportando el registro de jornada diaria. Este acredita que al demandante se le compensa el exceso de horas trabajadas con descansos. También puede demostrar que el trabajador no trabajó en todo o parte de ese periodo o que las horas extraordinarias fueron pagadas.

¿Por qué llevar el registro de jornada laboral?

El derecho laboral europeo y por lo tanto en español parte del concepto de que el trabajador debe ser considerado la parte débil de la relación laboral, de modo que es necesario impedir que el empresario pueda imponerle una restricción de sus derechos, por ello se aplica la premisa de “la in dubio pro operario” es decir en caso de duda debe favorecerse al trabajador.  Por ejemplo, han ocurrido casos que el empresario, al no llevar ningún control horario. Entonces, se priva al demandante de acreditar sus alegaciones por medio de otros medios de prueba. El artículo 35.5 del E.T. no obliga al empresario a llevar en todo caso un registro diario de la jornada de trabajo de sus empleados. 

Sin embargo, la omisión de tal registro horario no proporciona al empleador especiales ventajas procesales. Cuando no haya prueba documental de cuál era el tiempo de trabajo efectivo del trabajador, se le da crédito a la prueba testifical del trabajador. Esto es para demostrar cuál era su horario de trabajo real y habitual. Principalmente, porque la empresa demandada no lleva ningún control horario de sus trabajadores.

En resumen, el valor probatorio del registro de jornada recae en que debe realizar dicho registro no solo cuando se realizan horas extraordinarias, sino en todos los casos. Es imposible controlar la jornada laboral por parte de los organismos competentes, si no existe el registro de la jornada diaria.

Si el registro diario de la jornada solo fuera obligatorio cuando se ejecuten horas extraordinarias, se provocaría un círculo vicioso. El presupuesto, para que las horas extraordinarias tengan dicha consideración, es que se realicen sobre la duración máxima de la jornada de trabajo.