La gestión del tiempo efectivo es el aspecto principal para lograr la productividad y la efectividad en el ámbito laboral y en los negocios. Esto ocurre tanto para las empresas que trabajan presencial como para la nueva modalidad del teletrabajo. Es un proceso para planificar las horas, que tiene por objetivo aumentar el rendimiento y la eficiencia en los trabajos.
El registro del tiempo efectivo optimiza la metodología de trabajo de una empresa. Ayuda a establecer una planificación y concretar prioridades. Mejorar la gestión del tiempo en el trabajo permite optimizar el rendimiento y alcanzar los objetivos deseados con menos esfuerzo y estrategias más efectivas.
La gestión del tiempo efectivo en el trabajo es la forma de tener un control sobre el límite de tiempo. Se planifican las horas para ser dedicadas a actividades específicas que aumenten la efectividad y la productividad. Si se gestiona de forma adecuada, se alcanzará el éxito profesional y se realizará un registro laboral transparente y eficiente.
Los siguientes aspectos no son considerados dentro del tiempo efectivo de trabajo:
- El destinado a la entrada y la salida del puesto de trabajo.
- El momento dedicado a realizar el proceso de registro.
- El recorrido dedicado para ir al lugar de trabajo y de vuelta al hogar.
- El tiempo utilizado para el cambio de vestimenta e higiene personal.
Motivos que impulsan una mala gestión del tiempo efectivo en el trabajo
Los siguientes aspectos facilitan la distracción y el incumplimiento de una adecuada gestión de tiempo efectivo:
- Falta de objetivos
Cuando no se identifican los objetivos por cumplir se hace más difícil poder darle a cada tarea la importancia y el orden necesario.
- Mal uso de herramientas
En la actualidad existen variedad de herramientas funcionales para la gestión de tiempo efectivo en el trabajo. Se deben aprovechar y darle la utilidad para la que están creadas. Algunas son: iCal, Doodle, Google Calendar, Evernote, Toggle, Trello, Asana o Basecamp.
También, existen softwares de gestión laboral que tienen integradas opciones de agenda y nota. Estos sistemas completos permiten organizar el tiempo de la jornada en un solo sistema. Evitando de este modo distracciones en otras aplicaciones.
El problema recae en el uso incorrecto de estas herramientas. Si su utilidad no es adecuada, se convierten en distracción en vez de herramientas para mejorar la productividad.
- Incapacidad para priorizar labores
Cuando no se logran realizar todas las tareas importantes es porque se les da prioridad a aquellas que resultan más cómodas. Para evitarlo se puede desarrollar diariamente un listado por orden de urgencia o importancia.
La mejor forma de que el tiempo de trabajo sea productivo es tener una buena planificación anual, mensual, semanal y diaria.
- Comunicación ineficaz
La comunicación debe ser simple, directa y sin divagaciones. Cuando se tiene una reunión es importante cumplir el objetivo de la misma, de este modo se pierde menos tiempo. Para ello, es necesario realizar previamente una buena planificación.
¿Qué beneficios conlleva la gestión de tiempo efectivo para el registro de jornada laboral?
Contar con un sistema confiable para el control de horas de trabajo efectivo puede traer ventajas para la productividad en el registro de jornada laboral. El registro del trabajo efectivo refuerza la cultura de empresa al aportar transparencia a la gestión y evitar malos entendidos. El resultado es una empresa productiva y eficiente con empleados satisfechos.
Entre los beneficios de la gestión de tiempo efectivo destacan los siguientes:
- Reeducar a los trabajadores en el trabajo efectivo y evitar el presentismo.
- Reducir el uso innecesario de horas extras. Estas perjudican la conciliación familiar, laboral y suponen un coste importante para la organización.
- Garantizar una mayor flexibilidad tanto para el trabajador, como para el empresario. Se pueden utilizar las horas para el tiempo de trabajo realmente necesario. Esto mediante distribución irregular de la jornada.
- Facilitar la adaptación a la modalidad de teletrabajo.
- Mejorar la organización y planificación gerencial. Esto implica un reparto más equitativo de cargas de trabajo entre los empleados.
- Mayor productividad y eficiencia.
- Una mejor reputación profesional.
- Menos estrés.
- Mayores oportunidades de avance.
Casos a ser considerados en la gestión de tiempo efectivo en el registro de jornada laboral
Los siguientes casos pueden generar dudas si están considerados como tiempo de trabajo efectivo dentro del registro de jornada laboral:
¿Se considera tiempo de trabajo efectivo el desplazamiento de un trabajador dentro del recinto laboral hasta su llegada a su puesto, en el contexto de un relevo?
No, el desplazamiento de un trabajador dentro del recinto laboral hasta su puesto de trabajo es una tarea preparatoria.
En el tiempo transcurrido desde la llegada a la sede de trabajo hasta la efectiva ocupación, no se está a disposición del empleador. Este es un desplazamiento rutinario y necesario para la llegada al lugar de trabajo.
El relevo es el momento en que puede considerarse que se está en el puesto de trabajo y comienza a desarrollarse la actividad productiva.
Periodos de guardia: ¿Se consideran tiempo de trabajo efectivo?
No, siempre que el trabajador tenga un margen de dedicación y gestión de sus intereses personales.
La Directiva del Parlamento Europeo y del Consejo impone la obligación de adoptar algunas medidas necesarias. Los trabajadores deben disfrutar de un periodo mínimo de descanso de 12 horas consecutivas en el curso de cada período de 24 horas.
Hay que adaptarse a las limitaciones impuestas al trabajador en materia de sistemas de distribución de turnos de guardia. Esto ocurre por la normativa de su Estado o por lo dispuesto en convenio colectivo aplicable o contrato de trabajo.
Es imprescindible el plazo de disposición concedido para la reanudación del trabajo en relación con el margen de disposición de sus propios intereses. Así, cuando el plazo impuesto al mismo es de solo unos minutos, podría considerarse como tiempo de trabajo efectivo.
En cualquier caso, corresponde determinar qué es tiempo de trabajo y qué es tiempo de descanso al órgano jurisdiccional del Estado correspondiente.
¿Es tiempo de trabajo efectivo la formación profesional fuera del lugar habitual de trabajo y durante la cual no se ejercen las funciones habituales?
Sí, de acuerdo con la Sentencia del Tribunal Superior de Justicia. En ese periodo el trabajador está a disposición del empresario.
A efectos del concepto de tiempo de trabajo efectivo, no se realiza distinción alguna sobre el tiempo dedicado a la formación. No hay diferencia de que dicho tiempo se ocupe o no dentro de las horas de trabajo normales.
El trabajador está obligado a estar físicamente presente en el sitio determinado por el empresario. Por consiguiente, no impide calificar los períodos de formación profesional fuera del lugar habitual de trabajo de que se trata como tiempo de trabajo.
El hecho de que la formación no coincida con el tiempo ejercido en el marco de las funciones habituales tampoco desvirtúa esta calificación.
En caso de que un trabajador esté vinculado a varios empresarios por más de un contrato laboral, ¿Pueden cubrirse tiempos de trabajo y de descanso simultáneos?
No, el derecho al descanso mínimo debe ser garantizado.
No se cumple esta norma si los períodos de descanso se examinan por separado para cada contrato que vincule al trabajador con el empresario. Constituyendo tiempo de trabajo aquel que, al mismo tiempo, es de descanso en virtud de otro contrato laboral distinto.
El período mínimo de descanso diario debe aplicarse a todos los contratos considerados en su conjunto y no a cada uno de ellos por separado.
¿El tiempo de desplazamiento es considerado tiempo de trabajo efectivo?
El Estatuto de trabajadores indica que se considerarán tiempo de trabajo efectivo los desplazamientos que cumplan los siguientes requisitos:
- Que durante los desplazamientos el trabajador se encuentra en el ejercicio de sus funciones.
- Si está a disposición del empresario.
- Si ejerce sus funciones durante el desplazamiento hacia o desde un cliente.
¿El descanso entra dentro del tiempo de trabajo efectivo?
En el Estatuto de trabajadores se indica que si la jornada diaria continuada exceda de seis horas, deberá establecerse un período de descanso. Este, no debe ser inferior a quince minutos. El período de descanso se considerará tiempo de trabajo efectivo cuando se establezca por convenio colectivo o contrato de trabajo.
Asimismo, los empleados menores de 18 años cuya jornada exceda las 4 horas y media diarias tendrán derecho a 30 minutos de descanso. Tiene que estar establecido en el convenio, que estos descansos sean considerados tiempo efectivo de trabajo o no.
La pausa para comer: ¿Es obligatorio registrarla?
Sí, en el caso de que el trabajador tenga una jornada partida. De este modo, deberá fichar al entrar, al comienzo de su hora para comer y al final. Así como al finalizar su jornada. La ley no obliga al registro de incidencias, pero es recomendable para lograr un control del tiempo en relación con la productividad.
En resumen, una adecuada gestión del tiempo efectivo en el trabajo permite lograr más con menos esfuerzo. La gestión del tiempo efectivo hace referencia a la forma en que cada trabajador organiza y planifica sus actividades laborales. Pasar más horas en la empresa no significa ser más eficiente o productivo.
Cuando se aprende a administrar el tiempo laboral, mejora la capacidad de concentración. Un mayor enfoque genera una mayor eficiencia. Gestionar el tiempo de trabajo efectivo permite realizar las tareas con más rapidez, que la jornada laboral sea más efectiva y se aproveche mejor.
