Código de Buen Gobierno

1.- INTRODUCCIÓN

A efectos de alcanzar una mayor responsabilidad y eficacia en la gestión, se estima conveniente la elaboración e implantación de normas dirigidas a regular de forma sistemática y ordenada el “gobierno corporativo” como un instrumento eficaz y necesario que contribuye a una mayor transparencia en la gestión.

La elaboración de este Código de Buen Gobierno puede ayudar a aumentar la transparencia sobre su actuación.

Este Código formula recomendaciones que pretenden sintetizar medidas o prácticas de buen gobierno, así como ofrecer a la consideración de la Asociación un catálogo de medidas que en uso de su libre autonomía y de sus facultades de autorregulación adoptará en sus reglas de funcionamiento orgánico.

De la misma forma el CERJ, procurará que sus asociados conozcan estos principios.

2. ÁMBITO SUBJETIVO

El presente Código será de aplicación al Consejo Español para el Registro de Jornada.

Las responsabilidades de este documento alcanzan en general a todos los Profesionales al servicio del CERJ, (cualquiera que sea su modelo de colaboración), y a sus Cargos Directivos, incluyendo Responsables de Áreas, Comisiones y, en su momento, Delegaciones.

3. ÁMBITO OBJETIVO

El presente código formula recomendaciones que sintetizan prácticas de buen gobierno en la Asociación y afecta a la gestión y control de todas las transacciones económicas (gastos, ingresos, inversiones…) que efectúen, y, en su caso, a las subvenciones públicas que reciba.

4. NORMAS DE BUEN GOBIERNO

1) La Junta Directiva y Comisión Ejecutiva

Deberes de los miembros de la Junta Directiva

El deber de actuar con lealtad respecto a la Asociación de la que forman parte impone a los miembros de la junta directiva el cumplimiento de las siguientes obligaciones:

a) Mantener en secreto cuantos datos o informaciones reciban en el desempeño de su cargo, no pudiendo utilizarlos en beneficio propio, ni facilitarlos a terceros.

b) Abstenerse de intervenir en deliberaciones y votaciones de cualquier cuestión en la que pudieran tener un interés particular.

c) No hacer uso indebido del patrimonio de la asociación ni valerse de su posición para obtener ventajas patrimoniales.

d) No aprovecharse de las oportunidades de negocio que conozcan en su condición de miembro de la junta directiva, ni en detrimento de otros socios.

e) La participación activa en las reuniones de la Junta Directiva y en las tareas que le sean asignadas.

f) La oposición a los acuerdos contrarios a la Ley, los estatutos o al interés de la asociación.

g) En aras de la correcta participación de los socios, la Junta Directiva, deberá remitir obligatoriamente a los miembros de la Asamblea, al menos una semana antes de su celebración, fotocopia completa de las Cuentas Anuales, Memoria y Carta de Recomendaciones, y del Dictamen de Auditoria, si lo hubiere. Asimismo, deberá estar a disposición de ¡os miembros de la misma en el mismo plazo de una semana antes, los apuntes contables correspondientes que soportan dichas transacciones y en cualquier caso siempre que sea requerido por el conducto reglamentario establecido.

2) Órganos de control

a. El Secretario General

El Secretario general de la Junta Directiva, que tendrá voz, pero no voto, deberá atender a la legalidad formal y material de las actuaciones de la Junta Directiva, comprobar la regularidad estatutaria, el cumplimiento de las disposiciones emanadas de los Órganos reguladores, así como velar por la observancia de los principios o criterios del buen gobierno de la asociación.

b. Otros Órganos de Control: Comité de Auditoría y Control

Cuando el volumen de la actividad y de socios de la lo requiera, existirá un Comité de Auditoria cuyo cometido básico consistirá en evaluar el sistema de organización contable y garantizar la independencia del auditor externo de la Asociación.

5. NORMAS DE ACTUACIÓN

1) Retribuciones
• Restricción de las actuaciones que supongan abonar contra el presupuesto de la asociación gastos de desplazamiento a personas que no tengan relación con la Asociación, salvo que los mismos figuren el Presupuesto.

• Obligación de que en la memoria económica que han de presentar las entidades de utilidad pública, se dé información de las retribuciones dinerarias o en especie satisfechas a los miembros del órgano de gobierno de la Asociación, tanto en concepto de reembolso por los gastos que se le hayan ocasionado en el desempeño de su función, como en concepto de remuneraciones por los servicios prestados a la entidad, bien sea vía relación laboral o relación mercantil, tanto inherentes como distintos de los propios de su función.

2) Control y Gestión ordinaria

• Redacción de un manual de procedimientos con el siguiente contenido mínimo:

Establecimiento de un sistema de autorización de operaciones donde se fijará quien o quienes deben autorizar con su firma, en función de su cuantía, cada una de las operaciones que realice la Asociación.

Regulación de un sistema de segregación de funciones en el que ninguna persona pueda intervenir en todas ¡as fases de una transacción.

Establecimiento de un manual de procedimientos sobre el tratamiento de la información y de la documentación contable, donde se establezcan los soportes documentales de las operaciones realizadas, su custodia y el circuito que deben recorrer desde el inicio hasta el término de la operación.

Establecimiento de un riguroso sistema presupuestario y de gestión.

• Articulación de un sistema de supervisión interna que asegure el cumplimiento de los procedimientos establecidos en los puntos anteriores.

3) Relaciones con terceros

• Los directivos y altos cargos de la asociación deberán suministrar información relativa a la existencia de relaciones de índole contractual, comercial o familiar con proveedores o entidades que tengan vínculos comerciales o profesionales con la Asociación de la que forman parte.

• Se requerirá información periódica sobre el volumen de transacciones económicas que la Asociación mantenga con sus miembros o terceros vinculados a ellos.

• Se requerirá información pública sobre los cargos directivos que los responsables de la asociación desempeñen, en su actividad privada, en otras asociaciones o empresas.

• Se establecerá como criterio de actuación la solicitud de un mínimo de tres ofertas en la adquisición de inversiones que superen los 30.000 € o los 12.000 € en el supuesto de suministro de bienes o prestación de servicios por empresas de consultoría o asistencia técnica.

4) Protección de datos

Los Profesionales y Directivos del CERJ que accedan a datos de carácter personal deben cumplir con los requisitos que impone la ley en materia de Protección de Datos.

De acuerdo con ello, sólo pueden acceder a estos datos personas autorizadas. Cuando se precise acceder a estos datos se deberá solicitar la autorización al “propietario del fichero”, informando de las razones por las que necesita el acceso y el tipo de datos que se va a consultar.

Para cumplir la normativa legal se mantiene un Documento de Seguridad (accesible en la Intranet junto con una circular informativa) que recoge las funciones y obligaciones de las personas que acceden o tratan datos de carácter personal contenidos en los ficheros del CERJ.

Es muy importante conocer estas normas de seguridad, así como las consecuencias en caso de incumplimiento.

5) Comunicación

La imagen de EL CONSEJO ESPAÑOL PARA EL REGISTRO DE JORNADA depende de la actuación de todos sus Profesionales y Directivos. Desde un punto de vista institucional, para conseguir un posicionamiento destacado dentro de la sociedad, mantiene una comunicación continuada con los principales públicos, promueve la participación de las empresas asociadas y de los profesionales en eventos y, de forma especial, fomenta la aparición y el mantenimiento de referencias y de su actividad en cualquier medio (impreso o electrónico, dirigido o colaborativo). A fin de garantizar el mayor rendimiento de estas actuaciones, cualquier iniciativa relacionada con los medios de comunicación debe coordinarse con el responsable de Comunicación con el fin de que asesore, gestione y autorice lo que proceda.

Cuando un profesional o Directivo de EL CONSEJO ESPAÑOL PARA EL REGISTRO DE JORNADA se dirige a un público que razonablemente espera que hable en representación de AMETIC, en general se debe manifestar la opinión de EL CONSEJO ESPAÑOL PARA EL REGISTRO DE JORNADA y no la propia.

6) Control interno y gestión de riesgos

EL CONSEJO ESPAÑOL PARA EL REGISTRO DE JORNADA establece controles adecuados para evaluar regularmente y gestionar los riesgos para su actividad, sus profesionales, sus socios y su reputación.

6. VALORES CORPORATIVOS

El CERJ trabaja firmemente en la construcción de una cultura organizacional, en la cual los valores, como pilares que afirman su identidad corporativa, sirven de guía para lograr el éxito de su gestión.

Cinco valores corporativos, que definen el querer ser y hacer de las asociaciones, sustentan su confianza y credibilidad, su forma de conducta y la manera cómo se quiere ser reconocido.

I.- Ética: define el carácter de la Organización, es generador de confianza para los grupos de interés e identifica a sus directivos, administradores y colaboradores.
Los Profesionales de EL CONSEJO ESPAÑOL PARA EL REGISTRO DE JORNADA se deben esforzar a fondo en su actividad y en el puesto para el que están contratados. No está permitido tener intereses en empresas asociadas, proveedores o clientes, aunque no interfiera en el trabajo que se desarrolla para AMETIC. Esta obligación alcanza igualmente a los Directivos, excluyendo, como es natural, su relación con la empresa a la que representan.

Los Directivos, cuando actúen como tales, representan exclusivamente a EL CONSEJO ESPAÑOL PARA EL REGISTRO DE JORNADA y no a la empresa asociada. Deberán desarrollar sus funciones de manera transparente informando a los órganos corporativos y actuando siempre de acuerdo con la delegación que hayan recibido de los mismos.

Para evitar situaciones de conflicto de intereses, ante cualquier duda, cualquier profesional se debe dirigir a su responsable que deberá comunicar la situación a la dirección correspondiente, asesorándole al respecto.

Para asegurar el conocimiento y la acción correspondiente, el Responsable de la Comisión de Buen Gobierno, enviará un cuestionario específico tanto a los profesionales al servicio de EL CONSEJO ESPAÑOL PARA EL REGISTRO DE JORNADA como a sus Directivos.

Existe un libro registro, a disposición de la Comisión de Buen Gobierno, en el que con carácter confidencial figuraran las declaraciones personales sobre actividades o participaciones, directas o indirectas, en entidades, iniciativas o empresas, de cualquier sector, para evitar conflictos con la integridad de los Profesionales y Directivos de AMETIC. En caso necesario, la Comisión de Buen Gobierno, remitirá las propuestas que estime oportunas al Comité Ejecutivo de AMETIC

Se debe garantizar el uso eficiente de los recursos de la organización, impidiendo el fraude y el desvío de los mismos a intereses personales o distintos de los de la organización.

En relación con otras asociaciones, EL CONSEJO ESPAÑOL PARA EL REGISTRO DE JORNADA mantiene una lealtad recíproca, respeto mutuo y relaciones de compañerismo, pretendiendo difundir con ello, una imagen honesta con sentido de la profesionalidad y la transparencia.

EL CONSEJO ESPAÑOL PARA EL REGISTRO DE JORNADA actúa institucionalmente con absoluta neutralidad política y se abstiene de cualquier toma de posición directa o indirecta a favor o en contra de los procesos y actores políticos legítimos, siempre y cuando los mismos no afecten a los intereses del sector representado por AMETIC. De la misma forma no se efectúan donaciones en metálico o especie de ninguna índole a partidos políticos, organizaciones o movimientos, sean de carácter público o privado cuya actividad esté vinculada a la actividad política.

II.- Excelencia: cumplimiento con los estándares de calidad en la prestación de los servicios, que lleve a un reconocimiento diferenciador frente a los competidores:

EL CONSEJO ESPAÑOL PARA EL REGISTRO DE JORNADA se esfuerza por ser competitiva en todas sus áreas de actividad; siendo una organización responsable que aplica los Procedimientos de Calidad necesarios para asegurar el estricto cumplimiento de los compromisos con sus asociados, así como con la legislación y normativa aplicables.

EL CONSEJO ESPAÑOL PARA EL REGISTRO DE JORNADA obliga al cumplimiento de las normativas y procedimientos de calidad, a las que está voluntariamente sometida, así como a todas aquellas adquiridas por obligaciones contractuales.

En el desarrollo de su actividad, el CONSEJO ESPAÑOL PARA EL REGISTRO DE JORNADA deben velar por el cumplimiento de todas las legislaciones, normativas y obligaciones regulatorias nacionales e internacionales considerando además las políticas y normativas internas.

III.- Innovación: introducción de aspectos nuevos en las empresas y en los servicios, para contribuir al logro de los objetivos.

IV.- Responsabilidad social: compromiso con la búsqueda de la igualdad y de una mejor calidad de vida para los empleados, sus familias, el medio ambiente y la asociación en general:
EL CONSEJO ESPAÑOL PARA EL REGISTRO DE JORNADA es una organización responsable y es consciente de que el desarrollo económico debe ser compatible con el compromiso social y el respeto al medioambiente, contribuyendo así a un desarrollo sostenible y revertiendo en la propia sociedad parte del beneficio que de ella se origina.

EL CONSEJO ESPAÑOL PARA EL REGISTRO DE JORNADA es consciente de que puede y debe contribuir al desarrollo sostenible, orientando las actuaciones y operaciones empresariales a favorecer el crecimiento económico y aumentar la competitividad, al tiempo que se garantiza la protección del medio ambiente y se fomenta la responsabilidad social, incluidos los intereses de sus socios y terceros en general.

Nuestros objetivos con los distintos grupos de interés son los siguientes:

• Socios/Clientes/Proveedores: Esmerarse diariamente en mejorar las relaciones que se mantienen con ellos.
• Profesionales: Promover su desarrollo personal, a través de iniciativas de formación y desarrollo.
• Sociedad: Mantener una postura de ciudadanía activa, participando en congresos, conferencias y seminarios, así como publicando artículos y estudios.
• Medioambiente: Gestionar responsablemente la utilización de recursos naturales y la manipulación de los residuos.

EL CONSEJO ESPAÑOL PARA EL REGISTRO DE JORNADA respeta los principios de la Declaración Universal de los Derechos Humanos de las Naciones Unidas. Impulsa la igualdad de oportunidades y trata a todas las personas de forma justa e imparcial, sin perjuicios asociados a la raza, color, nacionalidad, origen étnico, religión, genero, orientación sexual, estado civil, edad, discapacidad o responsabilidades familiares.

V. Transparencia:

6. INFRACCIONES

Todo incumplimiento de lo dispuesto en este procedimiento podrá ser sancionado de acuerdo a la gravedad de las infracciones y sin perjuicio de la calificación jurídico penal que corresponda.

Cuando se denuncie o existan sospechas de algún incumplimiento, la Comisión de Conflictos, o a su criterio, la Comisión Ejecutiva, tomará medidas para investigar y, si corresponde, corregir la situación.