Es de conocimiento que actualmente el Estatuto de Trabajadores señala un registro de jornada laboral obligatorio. Esto es para cumplir con las medidas de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Los sistemas biométricos de identificación pueden ser útiles para el registro de la jornada laboral.
El registro de datos permite identificar inequívocamente a una persona en concreto. Además, indica la posibilidad de que el empresario adopte medidas de control para verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales de sus trabajadores.
Este registro debe estar incluido en el Registro de las Actividades del Tratamiento según el art.30 del Reglamento de Protección de Datos. La base jurídica para dicho tratamiento está en la obligación legal de registrar la jornada diaria de cada trabajador. Bastaría con el registro de la entrada y salida, pero es conveniente registrar también las pausas e interrupciones que no constituyen tiempo efectivo de trabajo
Los sistemas biométricos y el registro de jornada laboral
Cuando se habla de datos biométricos, se trata de los datos personales obtenidos a partir de un tratamiento técnico específico. Son los relativos a las características físicas, fisiológicas o conductuales de una persona que permitan o confirmen la identificación única. La biometría se asocia a un único individuo, lo que no ocurre con el uso de contraseñas o tarjetas. Con la biometría es imposible suplantar la identidad de cada trabajador.
Los sistemas biométricos de identificación son considerados los mejores sistemas de registro laboral utilizados por empresarios de pequeñas y grandes organizaciones. Tras la modificación del Decreto-ley 8/2019, la instalación de estas herramientas tecnológicas se ha duplicado, ya que se adaptan mejor a las nuevas exigencias.
Los sistemas asociados a un programa de gestión registran las horas de entrada y salida del empleado, requisito fundamental para el registro de jornada laboral. Además, registran las pausas programadas, inesperadas y las extraordinarias.
Cuando se traten datos de trabajadores, la Agencia Española de Protección de Datos continua evaluando los sistemas.
Es exigible que estos sistemas se basen en la lectura de los datos biométricos almacenados como plantillas cifradas en soportes. De esta forma, pueden ser conservados exclusivamente por las personas trabajadoras.
Con los sistemas biométricos de identificación, el empresario y el trabajador pueden obtener un informe mensual. NO solo del total de horas trabajadas. El tipo de sistema de registro resulta de libre elección para la empresa. Sin embargo, tiene que garantizar la fiabilidad e invariabilidad de los datos, siendo uno de los pocos sistemas que las garantizan totalmente.
Debe tenerse en cuenta:
- Recaudación del consentimiento explícito de los trabajadores en un documento donde se especifique claramente con qué finalidad se van a obtener esos datos biométricos.
- Realizar una evaluación de impacto sobre esos datos.
- Llevar a cabo el registro de actividades de tratamiento de los datos obtenidos.
Protección de datos y los sistemas biométricos de identificación
Cuando se trata de sistemas biométricos de identificación, el fichaje mediante huella dactilar se ha convertido en la opción más elegida. Esto es debido a la comodidad y seguridad que ofrece a empresas y empleados. El software de los dispositivos de identificación con huella es personalizable y se adapta a la forma de trabajar de las empresas en cada sector. Es habitual la existencia de horarios flexibles, teletrabajo o turnos rotatorios.
Sea cual sea el sistema biométrico escogido por la empresa para el registro de jornada, se debe cumplir con la ley de protección de datos.
Para la protección de datos hay que tener en cuenta:
- La empresa como responsable del tratamiento tiene el deber de informar sobre el uso de los mismos.
- Los datos del registro no pueden ser utilizados con finalidades distintas al control de la jornada de trabajo. Como por ejemplo la comprobación de la ubicación de la persona.
- Implementar medidas de seguridad acordes al sistema usado y del tipo de datos que se trate.
- Se debe respetar la confidencialidad y evitar el acceso no autorizado.
- El tratamiento de los datos en el registro de jornada se deriva de una obligación legal para ambas partes. Su importancia radica en su relevancia para la clasificación del riesgo en su tratamiento.
- En el caso del registro de jornada, la identificación fidedigna del trabajador es imprescindible. El bien jurídico protegido es su salud y el respeto a su descanso.
- El derecho a la protección de datos no limita ni define qué formato deberá implementar para realizar el registro horario. Es recomendable que se adopte el sistema menos invasivo, siempre y cuando garantice el objetivo final del registro de jornada
- Los datos son propiedad del trabajador y no de sus representantes legales.
- Los sistemas biométricos de identificación deben preservar la garantía de no alteración del registro durante el periodo de 4 años, como indica la ley.
- Estos sistemas deben conservar la accesibilidad en el momento del fichaje y durante la posible consulta.
Soportes y almacenamiento del registro de datos
Es necesario diferenciar el soporte para registrar, dónde y cómo se almacenan los datos. Se puede utilizar cualquier medio para soportar el registro. Sin embargo, deben garantizarse todos los requisitos del registro de jornada. Esto incluye objetividad, fiabilidad, accesibilidad y garantía de no alteración de los datos.
Es importante la validez del soporte como prueba ante la magistratura de trabajo en caso de conflicto, de ahí la problemática del papel y la simple hoja Excel para garantizar los requisitos, en especial la fiabilidad.
El almacenamiento de datos se puede hacer a través de:
- Soporte en papel. Puede presentar problemas.
- De forma digital en el centro de trabajo.
- En la nube.
Recomendaciones de la AEPD sobre los sistemas biométricos de identificación
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es la autoridad de control que vela por el cumplimiento de la normativa de protección de datos. Garantiza el derecho fundamental a la protección de datos de carácter personal.
Por su parte, la ley de protección de datos reconoce el derecho de protección personal de datos. Todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos.
La Agencia Española de Protección de Datos recomienda:
- Las empresas deben adoptar el sistema menos invasivo posible respecto a la privacidad de los empleados.
- Se debe registrar la menor cantidad de datos del empleado, es decir, los imprescindibles.
- El sistema de registro que establezca la empresa deberá garantizar que la conservación no superará el plazo de 4 años. Transcurrido este tiempo, deberán ser eliminados.
- La implicación de estos registros no requiere el consentimiento de los empleados.
- Los empleados tienen derecho a ser informados. También, tienen derecho a ejercitar los derechos de acceso, rectificación, oposición y supresión, con independencia de que el registro sea más o menos sofisticado.
- El sistema elegido debe garantizar la confidencialidad de los registros. Por lo tanto, los registros no deben quedar en lugar visible donde cualquiera pueda verlos, ni siquiera si son sistemas manuales.
- La empresa únicamente puede dar acceso a esos registros a las personas autorizadas por ley. Entre estas están las personas trabajadoras interesadas, sus representantes, la Inspección del Trabajo y Seguridad Social o los Tribunales.
La Geolocalización
El artículo 90 de la Ley orgánica de protección de datos establece que los empleadores podrán establecer sistemas de geolocalización para el control laboral. Dicho aspecto se ejerce dentro de su marco legal y con los límites inherentes al mismo.
Previamente a su instalación, la empresa deberá informar con claridad a los trabajadores y a sus representantes. Debe quedar clara la existencia y características de estos dispositivos de geolocalización. También, el posible ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, limitación del tratamiento y supresión.
Los datos de localización se deben restringir exclusivamente al horario laboral atendiendo a la base jurídica por la que se implanta: el registro horario. El plazo de conservación de estos datos estará en función de la finalidad de los mismos. La conservación de los datos no será superior a los dos meses.
Puede consultar caos prácticos de regulación del uso de geolocalización en materia laboral aquí
Importancia de los sistemas biométricos de identificación
En la era digital cada vez es más común autenticarse con sistemas biométricos de identificación. Se trata de una tecnología que es funcional para el registro de jornada laboral y para la seguridad de la vida laboral. Es una forma de validar la identidad para prevenir fraude, así como para agilizar procesos y mejorar la experiencia de usuario.
En resumen, los sistemas biométricos de identificación de amplia tecnología garantizan sencillez, comodidad y máxima precisión. La instalación de cualquier método de identificación con datos biométricos requerirá el mismo tratamiento que otros datos personales como pudieran ser nombres o correos electrónicos. Son funcionales para controlar el acceso a centros de trabajo y coordinar con exactitud el horario establecido.
Actualmente, los sistemas biométricos de identificación son una herramienta idónea para llevar a cabo el control obligatorio del registro de jornada de los empleados. Estos sistemas captan y almacenan determinados parámetros de la huella digital, la voz, el iris o la morfología del trabajador. Ocurre con la finalidad de identificarlo en sus accesos y salidas de la empresa, posibilitando así un registro horario de jornada laboral transparente y válido. El objetivo es lograr un registro de jornada eficiente y confiable.
